Was ist eine notarielle Beglaubigung?

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Zusammenfassung

Eine notarielle Beglaubigung bestätigt die Echtheit von Unterschriften oder die Übereinstimmung von Kopien mit dem Original und wird häufig für rechtliche Vorgänge wie Registereinträge, Vollmachten oder Behördendokumente benötigt. Der Notar prüft dabei die Identität der Person, nicht jedoch den Inhalt des Dokuments. Die Gebühren sind gesetzlich geregelt, und eine sorgfältige Vorbereitung erleichtert den Ablauf.

Eine notarielle Beglaubi­gung bestätigt die Echtheit von Unterschriften oder Dokumenten - ein wichtiger Schritt für viele rechtliche Vorgänge. Dieser Artikel erklärt verständlich, wann Sie diese Form der Beglaubi­gung benötigen, wie der Ablauf funktioniert und was Sie dabei beachten sollten[1][3].

Wozu dient eine notarielle Beglaubi­gung?

Notarielle Beglaubi­gungen schaffen Rechtssicherheit in Situationen, bei denen die Identität von Personen oder die Übereinstimmung von Dokumenten nachgewiesen werden muss. Typische Anwendungsfälle sind:

  • Anmeldungen beim Handels­register oder Vereins­register[2][5]
  • Erbausschlagungen oder Vollmachten[8]
  • Beantragung von Führungs­zeugnissen[5]
  • Vorlage von Dokumenten bei Behörden oder Banken[6]

Der Notar oder die Notarin bestätigt dabei entweder die Echtheit Ihrer Unterschrift (Unter­schrifts­beglau­bi­gung) oder dass eine Kopie mit dem Original übereinstimmt (Abschriften­beglau­bi­gung)[3][6].

So läuft eine Unter­schrifts­beglau­bi­gung ab

  1. Persönliches Erscheinen
    Sie müssen persönlich beim Notar erscheinen und einen gültigen Lichtbildausweis (Personalausweis oder Reisepass) vorlegen[3][4].

  2. Unterschriftsleistung oder Anerkennung

    • Entweder: Sie unterzeichnen das Dokument in Gegenwart des Notars
    • Oder: Sie bestätigen, dass eine bereits vorhandene Unterschrift von Ihnen stammt[2][3]

  3. Beglau­bi­gungsvermerk
    Der Notar fügt einen Vermerk hinzu, der den Vorgang bestätigt - inklusive Datum, Ort und seiner eigenen Unterschrift[1][3].

Wichtig: Der Notar prüft nicht den Inhalt des Dokuments, sondern nur die Identität und die Echtheit der Unterschrift[2][7]. Für inhaltliche Beratung müssen Sie gesondert einen Rechtsanwalt konsultieren.

Abschriften­beglau­bi­gung: Das sollten Sie wissen

Wenn Sie eine Kopie als “echt” bestätigen lassen müssen:

  • Originalvorlage erforderlich: Der Notar vergleicht Kopie und Original[2][6]
  • Jede Seite wird einzeln beglaubigt
  • Auch elektronische Dokumente können beglaubigt werden, wenn sie in Papierform vorliegen[6]

Besonderheit bei Personen­stands­urkunden: Hier darf nur das zuständige Standesamt beglaubigte Kopien mit vollem Beweiswert ausstellen[1]. Notariell beglaubigte Kopien haben hier eine eingeschränkte Gültigkeit.

Wann ist die Beglau­bi­gung verpflichtend?

Das deutsche Recht schreibt die notarielle Beglau­bi­gung insbesondere vor bei:

Praxis­tipp: Erkundigen Sie sich bei der zuständigen Stelle (Behörde, Bank, Registergericht), welche Form der Beglau­bi­gung genau benötigt wird. Manchmal genügt eine einfache Kopie, häufig ist jedoch die notarielle Variante vorgeschrieben[2][6].

Kosten im Überblick

Die Gebühren sind gesetzlich festgelegt (§ 40 BeurkG, § 41 GNotKG):

Leistung Kostenrahmen
Unter­schrifts­beglau­bi­gung 20-70 € zzgl. MwSt[2][7]
Abschriften­beglau­bi­gung (bis 10 Seiten) ab 10 € zzgl. MwSt[2]
Jede weitere Seite 1 € pro Seite[2]

Beispiel­rechnung:
Beglau­bi­gung eines 15-seitigen Dokuments = 10 € + (5 × 1 €) = 15 € zzgl. MwSt.

Häufige Missverständnisse

Beglau­bi­gung ≠ Beur­kun­dung
Während die Beglau­bi­gung nur Formales prüft, beinhaltet eine notarielle Beur­kun­dung zusätzlich:

  • Ausführliche Belehrung über Rechte und Pflichten
  • Inhaltliche Prüfung der Erklärung
  • Vorlesen und Erläutern des Vertragstextes[7][9]

Kein Schutz vor inhaltlichen Fehlern
Ein beglaubigter Mietvertrag bedeutet nicht, dass die Klauseln rechtlich einwandfrei sind - hierfür benötigen Sie separate Rechtsberatung[3][7].

So bereiten Sie sich optimal vor

  1. Dokumente checken

    • Bei Abschriften: Original mitbringen
    • Bei Unterschriften: Unausgefüllte Formulare vermeiden

  2. Termin vereinbaren
    Notare bieten oft kurzfristige Termine für Beglau­bi­gungen an[4]

  3. Kosten klären
    Lassen Sie sich vorab eine Kostenschätzung geben - besonders bei umfangreichen Dokumenten

  4. Vertretungsregelungen beachten
    Wenn Sie für jemand anderen handeln: Vollmacht mitbringen und ebenfalls beglaubigen lassen

Sonderfälle und Ausnahmen

Internatio­nale Dokumente
Für die Verwendung im Ausland ist oft eine Überbeglau­bi­gung durch Landgericht oder Bundesverwaltungsamt nötig[6].

Digitale Beglau­bi­gung
Seit 2022 ermöglicht das De-Mail-Gesetz elektronische Beglau­bi­gungen, allerdings nur für bestimmte Dokumenttypen[1].

Menschen mit Behinderungen
Wenn Sie nicht schreiben können, beglaubigt der Notar Ihr Handzeichen - dies muss jedoch persönlich vor ihm erfolgen[3].

Ihre Rechte bei der Beglau­bi­gung

  • Ablehnungsrecht: Der Notar muss die Beglau­bi­gung verweigern, wenn Anzeichen für Strafbarkeit vorliegen[2]
  • Einsichtsrecht: Sie erhalten immer eine Kopie des beglaubigten Dokuments
  • Widerrufsrecht: Bei Irrtümern können Sie die Beglau­bi­gung widerrufen, solange sie nicht verwendet wurde

Typische Fehler vermeiden

  • Falsche Identitätsnachweise: Abgelaufene Ausweise werden nicht akzeptiert
  • Unvollständige Dokumente: Fehlende Seiten machen die Beglau­bi­gung ungültig
  • Nachträgliche Änderungen: Jede Korrektur nach der Beglau­bi­gung erfordert einen neuen Termin

Wichtige gesetzliche Grundlagen

Die notarielle Beglau­bi­gung ist geregelt in:

Fazit: Sicherheit durch professionelle Beglau­bi­gung

Eine notarielle Beglau­bi­gung schafft in vielen Lebenssituationen die nötige Rechtssicherheit. Indem Sie den Ablauf kennen und sich gut vorbereiten, sparen Sie Zeit und vermeiden Mehrkosten. Zögern Sie nicht, beim Notar nachzufragen - seine Hauptaufgabe ist es, Sie bei formalen Anforderungen zu unterstützen[4][10].