Unterschiede zwischen amtlicher, öffentlicher und notarieller Beglaubigung
Zusammenfassung
Die amtliche Beglaubigung (durch Behörden) bestätigt die Übereinstimmung einer Kopie mit dem Original, während die öffentliche Beglaubigung (durch Gerichte) die Echtheit einer Unterschrift prüft. Die notarielle Beglaubigung erweitert dies um die Überprüfung der Vertretungsberechtigung, und die notarielle Beurkundung sichert zusätzlich die inhaltliche Richtigkeit, insbesondere bei Grundstücksgeschäften oder Erbverträgen. Jede Form hat spezifische Anwendungsbereiche und gesetzliche Anforderungen, deren Nichteinhaltung zur Nichtigkeit von Rechtsgeschäften führen kann.
- Amtliche Beglaubigung: Die Bestätigung von Kopien
- Öffentliche Beglaubigung: Die Überprüfung von Unterschriften
- Notarielle Beglaubigung: Mehr als nur eine Unterschrift
- Notarielle Beurkundung: Vollständige inhaltliche Prüfung
- Was passiert bei falscher Formwahl?
- So treffen Sie die richtige Entscheidung
- Kosten im Überblick
- Warum diese Unterschiede wichtig sind
Wenn Sie rechtlich verbindliche Dokumente erstellen oder Unterlagen bei Behörden einreichen, stoßen Sie schnell auf Begriffe wie „amtliche Beglaubigung“, „öffentliche Beglaubigung“ oder „notarielle Beurkundung“. Diese Formvorschriften sind nicht nur verwirrend, sondern auch entscheidend für die Gültigkeit Ihrer Erklärungen. Dieser Artikel erklärt die Unterschiede und zeigt, welche Form Sie in welcher Situation benötigen.
Amtliche Beglaubigung: Die Bestätigung von Kopien
Die amtliche Beglaubigung wird von staatlichen Stellen wie Gemeindebüros, Bürgerämtern oder Landesbehörden durchgeführt[1][3]. Sie bestätigt, dass eine Kopie oder Abschrift wortgetreu mit dem Original übereinstimmt. Typische Anwendungsfälle sind die Einreichung von Dokumenten bei Ämtern, Universitätsbewerbungen oder die Vorlage von Personalpapieren für Versicherungen.
Praktisches Beispiel:
Sie möchten Ihren Personalausweis für ein Bankkonto kopieren lassen. Die Bank verlangt eine amtlich beglaubigte Kopie. Dazu gehen Sie zum Bürgerbüro, wo ein:e Mitarbeiter:in die Kopie mit dem Original abgleicht und mit einem Amtssiegel versieht. Diese Bestätigung kostet in der Regel zwischen 5 und 10 Euro[1][5].
Öffentliche Beglaubigung: Die Überprüfung von Unterschriften
Die öffentliche Beglaubigung ist Notar:innen oder Gerichten vorbehalten[2][4]. Hier steht nicht die Kopie, sondern die Echtheit Ihrer Unterschrift im Fokus. Der Beamte oder die Beamtin prüft Ihre Identität (z. B. via Ausweis) und bestätigt, dass Sie die Unterschrift freiwillig und bewusst geleistet haben.
Wann ist dies notwendig?
- Bei Vorsorgevollmachten, die ohne notarielle Beurkundung erstellt werden[1].
- Für die Anmeldung eines Gewerbes im Handelsregister nach § 12 Handelsgesetzbuch (HGB)[2].
- Bei bestimmten Erberklärungen, etwa der Ausschlagung einer Erbschaft[4].
Die Kosten liegen hier bei etwa 20-70 Euro, abhängig vom Aufwand[5].
Notarielle Beglaubigung: Mehr als nur eine Unterschrift
Die notarielle Beglaubigung geht einen Schritt weiter. Sie umfasst nicht nur die Überprüfung der Unterschrift, sondern auch die Vertretungsberechtigung der unterzeichnenden Person. Das ist relevant, wenn Sie beispielsweise als Bevollmächtigter:in für eine andere Person handeln.
Typische Anwendung:
Ein Unternehmen möchte einen Kredit aufnehmen. Der Geschäftsführer:in unterschreibt den Vertrag. Die Bank verlangt einen Nachweis, dass diese Person tatsächlich berechtigt ist, das Unternehmen zu vertreten. Der Notar prüft die Vollmacht und beglaubigt sowohl die Unterschrift als auch die Befugnis[4][6].
Notarielle Beurkundung: Vollständige inhaltliche Prüfung
Die notarielle Beurkundung ist die strengste Form. Der Notar oder die Notarin prüft hier nicht nur Unterschrift und Berechtigung, sondern auch die rechtliche Korrektheit des Dokuments. Dies ist gesetzlich vorgeschrieben für:
- Grundstückskäufe gemäß § 311b Bürgerliches Gesetzbuch (BGB).
- Eheverträge oder Erbverträge nach § 2276 BGB.
- Gesellschaftsverträge bei GmbH-Gründungen[5][6].
Warum dieser Aufwand?
Bei Immobiliengeschäften garantiert die Beurkundung, dass beide Parteien die Folgen des Vertrags verstehen - etwa Grundschulden oder Eigentumsübertragungen. Der Notar erklärt die Klauseln, warnt vor Risiken und stellt sicher, dass keine Übervorteilung stattfindet. Die Kosten richten sich nach dem Geschäftswert und können bei Grundstücken mehrere Tausend Euro betragen[2][5].
Was passiert bei falscher Formwahl?
Die Nichteinhaltung der gesetzlichen Formvorschriften kann zur Nichtigkeit des Rechtsgeschäfts führen. Ein Beispiel: Verkaufen Sie ein Grundstück mit nur beglaubigter statt beurkundeter Unterschrift, ist der Vertrag unwirksam. Sie riskieren nicht nur rechtliche Streitigkeiten, sondern auch finanzielle Verluste[4][6].
So treffen Sie die richtige Entscheidung
- Behördenanträge: Meist reicht eine amtliche Beglaubigung (z. B. für Meldebescheinigungen).
- Unterschriftsbestätigungen: Öffentliche Beglaubigung durch Beamt:in, wenn kein inhaltliches Risiko besteht.
- Hohe Vermögenswerte oder Risiken: Immer notarielle Beurkundung wählen - etwa bei Immobilien oder Unternehmensanteilen.
Im Zweifel lohnt sich die Beratung durch eine Notarin oder einen Notar. Viele bieten kostenlose Erstgespräche an, um den passenden Weg aufzuzeigen.
Kosten im Überblick
Warum diese Unterschiede wichtig sind
Die verschiedenen Beglaubigungsformen dienen Ihrem Schutz. Sie verhindern, dass Dokumente manipuliert werden oder Personen ohne Wissen Dritter über Vermögen entscheiden. Gleichzeitig geben sie Behörden und Gerichten Sicherheit, dass die vorgelegten Unterlagen rechtlich belastbar sind.
Mit diesem Wissen können Sie gezielt entscheiden, welches Verfahren für Ihre Situation passt - und teure Fehler vermeiden.