Unterschied zwischen Beurkundung und Beglaubigung

Rechtliche Dokumente wie Patientenverfügungen, Vorsorgevollmachten oder Testamenten erhalten erst durch die richtige Form ihre volle Wirksamkeit. Ein falsch beglaubigtes Dokument kann im Ernstfall vor Gericht angefochten werden. Die korrekte Anwendung von Beurkundung oder Beglaubigung schützt Sie daher vor späteren Streitigkeiten und stellt sicher, dass Ihr Wille respektiert wird^[1][6].

Was genau passiert dabei?

Bei der Beglaubigung bestätigt eine autorisierte Stelle zweierlei:

1. Dass eine Kopie mit dem Originaldokument übereinstimmt (Abschriftsbeglaubigung)
2. Dass eine Unterschrift tatsächlich von der angegebenen Person stammt (Unterschriftsbeglaubigung)

Praxisbeispiel: Sie benötigen eine beglaubigte Kopie Ihrer Geburtsurkunde für die Beantragung eines Reisepasses. Das Standesamt bestätigt hierbei lediglich, dass die Kopie dem Original entspricht - nicht aber den Inhalt der Urkunde selbst^[1][3].

Wer darf beglaubigen?

• Notar:innen (öffentliche Beglaubigung)
• Standesämter (bei Personenstandsurkunden)
• Gemeindeverwaltungen
• Schulen/Universitäten (bei eigenen Dokumenten)

Wichtig: Für das Grundbuchamt reicht meist die Beglaubigung durch eine Gemeinde­verwaltung. Bei Handelsregistereinträgen ist dagegen immer die notarielle Beglaubigung erforderlich^[6][4].

Warum dieser Aufwand nötig ist

Die notarielle Beurkundung geht weit über eine reine Echtheitsbestätigung hinaus. Hier prüft und gestaltet der Notar oder die Notarin den gesamten Inhalt des Dokuments. Dieser Prozess umfasst:

• Ausführliche Beratung aller Beteiligten
• Prüfung der Geschäftsfähigkeit
• Vorlesen des vollständigen Textes
• Belehrung über Rechtsfolgen
• Aufklärung über mögliche Risiken^[2][5][7]

Typische Anwendungsfälle:

• Grundstückskaufverträge
• Eheverträge
• Erbverträge
• Gesellschaftsgründungen

Der Ablauf im Detail

1. Identitätsprüfung: Vorlage des Personalausweises
2. Willenserklärung: Der Notar dokumentiert Ihren tatsächlichen Willen
3. Rechtsbelehrung: Sie erfahren alle Konsequenzen Ihrer Entscheidung
4. Verlesung: Der komplette Text wird vorgelesen
5. Genehmigung: Sie bestätigen den Inhalt durch Unterschrift^[5][7]

Beglaubigung

• Zweck: Formale Echtheitsbestätigung
• Prüfung: Nur Unterschrift/Kopien, nicht der Inhalt
• Kosten: Geringer (meist unter 20 €)
• Dauer: Oft sofort möglich

Beurkundung

• Zweck: Inhaltliche Rechtssicherheit
• Prüfung: Vollständige inhaltliche und rechtliche Überprüfung
• Kosten: Höher (abhängig vom Geschäftswert)
• Dauer: Mehrere Termine möglich

Das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) schreibt für bestimmte Rechtsgeschäfte zwingend die notarielle Beurkundung vor:

• Grundstückskäufe (§ 311b BGB)
• Erbverträge (§ 2276 BGB)
• Eheverträge (§ 1410 BGB)

Für Vollmachten im Zusammenhang mit Grundstücksgeschäften verlangt die Grundbuchordnung (§ 29 GBO) zwingend die Beglaubigung durch Notar:innen^[4][8].

1. Patientenverfügungen und Vorsorgevollmachten

   • Schriftform genügt grundsätzlich
   • Besonderheit: Für medizinische Entscheidungen keine gesetzliche Formvorschrift

2. Immobilientransaktionen

   • Grundstückskaufverträge müssen notariell beurkundet werden
   • Vollmachten für Grundstücksgeschäfte benötigen mindestens Beglaubigung

3. Testament und Erbregelung

   • Eigenhändiges Testament: Keine notariell Beurkundung notwendig
   • Gemeinschaftliches Testament: Notarielle Beurkundung empfohlen
   • Erbvertrag: Zwingend notarielle Beurkundung

4. Internationale Dokumente

   • Ausländische Beurkundungen werden nur anerkannt, wenn sie deutschen Standards entsprechen^[8][9]

1. Falsche Zuständigkeit

   • Standesämter dürfen nur Personenstandsurkunden beglaubigen
   • Für andere Dokumente immer zuerst bei der Gemeinde erkundigen

2. Verwechslung von Kopien und Originalen

   • Nur Originalunterschriften können beglaubigt werden
   • Blankounterschriften sind ungültig

3. Überholte Vorlagen

   • Verwenden Sie aktuelle Muster aus vertrauenswürdigen Quellen
   • Lassen Sie jede Vorlage individuell anpassen

4. Falsche Kostenannahmen

   • Beglaubigungen: 10-25 € pro Dokument
   • Beurkundungen: Abhängig vom Geschäftswert (0,5-2,5%)

1. Dokumente sortieren

   • Welche Schriftstücke benötigen Sie?
   • Welche Fristen gelten?

2. Beratungstermin vereinbaren

   • Notar:innen klären unverbindlich über notwendige Schritte auf
   • Kosten für Erstberatung: Meist unter 100 €

3. Originale bereitlegen

   • Personalausweis/Reisepass
   • Geburts-/Heiratsurkunden
   • Vorherige Verträge/Testamente

4. Zeitplan erstellen

   • Beurkundungstermine dauern oft 1-2 Stunden
   • Beglaubigungen meist innerhalb eines Tages möglich

Ein Beispiel aus der Praxis: Eine alleinstehende Seniorin verfasst eine Vorsorgevollmacht in einfacher Schriftform. Als sie nach einem Schlaganfall nicht mehr kommunizieren kann, zweifeln die Angehörige die Gültigkeit an. Hätte sie die Unterschrift beglaubigen lassen, stünde die Echtheit außer Frage. Noch besser: Eine notarielle Beurkundung hätte zusätzlich klargestellt, dass sie zum Zeitpunkt der Erstellung voll geschäftsfähig war^[6][7].

Seit August 2022 ermöglicht das Beurkundungsreformgesetz in bestimmten Fällen videogestützte Beurkundungen. Dies betrifft vor allem Gesellschaftsgründungen und vereinfacht Prozesse für Menschen mit Mobilitätseinschränkungen. Für persönliche Angelegenheiten wie Testament oder Vorsorgevollmacht bleibt die Präsenz vor Ort jedoch Pflicht^[8].

Quelle: Bundesnotarkammer 2024

Viele Menschen empfinden die Auseinandersetzung mit notariellen Themen als belastend. Seriöse Notar:innen gehen daher einfühlsam auf Ihre Bedürfnisse ein:

• Termine außerhalb der Regelöffnungszeiten
• Barrierearme Zugänge
• Einbeziehung von Vertrauenspersonen
• Klare Sprache ohne Juristendeutsch

Scheuen Sie sich nicht, bei Unverständlichkeiten nachzufragen. Gute Notariate erklären komplexe Sachverhalte geduldig und alltagsnah^[2][5].

Moderne Notariate bieten digitale Vorab-Checks:

• Online-Formularerstellung
• Dokumentenvorschau per E-Mail
• Videoberatung zur Vorbereitung

Diese Services ersparen Ihnen oft mehrere Vor-Ort-Termine. Die eigentliche Beurkundung muss jedoch weiterhin persönlich erfolgen^[8].

Wenn Sie für jemanden anderen handeln:

1. Vollmacht immer beglaubigen lassen
   • Unbeglaubigte Vollmachten werden oft abgelehnt
2. Bei Zweifeln an der Geschäftsfähigkeit
   • Notarielle Beurkundung schafft Rechtssicherheit
3. Dokumente übersetzen lassen
   • Für nicht-deutschsprachige Familienmitglieder
   • Nur staatlich anerkannte Übersetzer:innen

Investieren Sie in kritischen Lebensbereichen immer in professionelle Beratung. Die Kosten für eine Beurkundung liegen meist weit unter den Folgekosten fehlerhafter Dokumente. Bei einfachen Bestätigungen sparen Sie durch die Beglaubigung bei der Gemeinde bares Geld.

Ihr zuständiges Notariat finden Sie über die Bundesnotarkammer-Website. Für Beglaubigungen wenden Sie sich an Ihre Gemeindeverwaltung - viele bieten hierfür eigene Sprechstunden an.