Warum ist eine Postvollmacht wichtig?
Ob Krankheit, Urlaub oder einmalige Abholung: Mit einer Postvollmacht gehen Sie sicher, dass Ihre Post in vertrauensvollen Händen landet. Wenn Sie zum Beispiel geschäftsunfähig sind, brauchen Sie jemanden, der Ihre Post in Empfang nimmt – und wichtige Briefe für Sie beantwortet und sichergeht, dass Sie keine Fristen verpassen.
Tipp: Neben der Vorsorge bietet sich eine Postvollmacht vor allem für vielbeschäftigte Geschäftsführer und häufig Reisende an.
Welche Arten von Postvollmachten gibt es?
Eine Postvollmacht gilt immer nur für die in der Vollmacht genannte Sendungsart – zum Beispiel Brief, Einschreiben oder Pakete. Beispielsweise kann der Bevollmächtigte ein Paket nur annehmen, wenn die Postvollmacht ihn dafür explizit bemächtigt. Außerdem unterscheidet man die Sendungen nach „eigenhändig“, „persönlich“ oder „vertraulich“.
Entscheiden Sie außerdem, ob Sie eine langfristige Vollmacht oder eine Vollmacht für eine einmalige Abholung ausstellen möchten. Kurzfristige Vollmachten bieten sich zum Beispiel an, wenn Sie im Urlaub sind oder Ihre Sendung wegen Krankheit nicht annehmen können.
Tipp: Listen Sie in der Postvollmacht alle Sendungen auf, die der Bevollmächtige annehmen darf. Sie können entweder eine Postvollmacht für alle Sendungsarten erstellen oder mehrere Vollmachten für verschiedene Sendungen.
Wie unterscheiden sich „eigenhändige“, „persönliche“ und „vertrauliche“ Sendungen?
Eine gewöhnliche Postvollmacht berechtigt den Bevollmächtigten nicht zur Öffnung von Sendungen mit dem Etikett „eigenhändig“ oder „vertraulich“. Wenn der Bevollmächtigte auch solche Sendungen in Ihrer Abwesenheit öffnen soll, müssen Sie dies in der Vollmacht unbedingt anmerken!
Tipp: Viele Mustervorlagen für eine Postvollmacht bieten solche Individualisierungsoptionen nicht an. Am besten Sie verfassen Ihre Vollmacht selbst und exakt nach Ihren Wünschen und Anforderungen!
Wie erteile ich eine Postvollmacht?
Grundsätzlich können Sie eine Postvollmacht mündlich erteilen. Wer die Postvollmacht jedoch für einen längeren Zeitraum erteilt oder für einen möglichen Pflegefall, sollte die Vollmacht schriftlich erstellen – und so Zweifel und Probleme im Ernstfall vermeiden.
Tipp: Machen Sie eine Kopie Ihrer Vollmacht oder drucken Sie diese doppelt aus. Verwahren Sie Ihr Exemplar an einem sicheren Ort und geben Sie Ihrem Bevollmächtigten das Original. Eine Postvollmacht muss immer im Original vorgelegt werden!
Was muss eine Postvollmacht enthalten?
Eine rechtskräftige Postvollmacht muss Name, Vorname, Anschrift und Geburtsdatum enthalten – von Ihnen und Ihrem Bevollmächtigten. Beide Parteien müssen die Vollmacht außerdem unterschreiben, damit sie wirksam wird. Außerdem sollten Sie klar festlegen, für welche Handlungen (bzw. Sendungen) Sie die Postvollmacht ausstellen. Einige Aussteller begehen den Fehler und legen nur fest, was der Bevollmächtigte nicht darf. Das lässt zu viele Unklarheiten!
Tipp: Sie können Ihre Postvollmacht zeitlich begrenzen – das ist vor allem sinnvoll, wenn die Vollmacht für mehrere Handlungen gilt. Meist ist es einfacher eine neue Vollmacht auszustellen, als eine unbegrenzt gültige Vollmacht zurückzufordern.
Wie kann ich eine Postvollmacht widerrufen?
Sie können genau festlegen, wann eine Postvollmacht gültig wird und ab wann die Gültigkeit endet. Wenn Sie Ihre Vollmacht nicht befristen oder vor Fristende widerrufen möchten, holen Sie sich das Originaldokument vom Bevollmächtigten zurück. Vernichten Sie die Postvollmacht, wenn Sie diese nicht mehr benötigen.
Tipp: Ob Postvollmacht, Patientenverfügung oder Sorgerechtsverfügung: Überprüfen Sie Ihre Dokumente regelmäßig, denn Ihre Wünsche und Vertrauenspersonen können sich im Laufe der Zeit ändern. Wie die Postvollmacht können Sie alle Vorsorgedokumente ändern oder widerrufen (vorausgesetzt Sie sind geschäftsfähig).
Was müssen Unternehmen bei der Postvollmacht beachten?
Gemäß einem Präzedenzurteil vom Landesgericht Hamm 2003 können Mitarbeiter eines Unternehmens die Post von Kollegen öffnen – allerdings nur, wenn der Aufgabenbereich der Mitarbeiter das Öffnen von Post beinhaltet. Das ist zum Beispiel beim Sekretariaten oder Posteingangsstellen der Fall.
Die Mitarbeiter dürfen jedoch weder als „persönlich“ noch als „vertraulich" oder „eigenhändig“ deklarierte Sendungen öffnen bzw. lesen. Dafür ist eine Postvollmacht nötig!
Tipp: Viele Firmen betrachten Briefe als „persönlich“, sobald der Name des Adressaten vor dem Firmennamen steht. Das ist rechtlich gesehen falsch! Eine persönlicher Brief ist immer entsprechend gekennzeichnet.
Fazit
Eine Postvollmacht ist ein wichtiges Vorsorgedokument, das häufig vergessen wird. Entscheiden Sie vor allem, für welche Sendungen Ihre Postvollmacht gelten und für wie lange das Dokument gültig sein soll. Weitere wichtige Vorsorgedokumente stellen wir Ihnen in unserem Artikel: „Die 6 wichtigsten Vorsorgedokumente für Singles, Paare und Familien" vor.
