Der Notfallordner: So bewahren Sie Vorsorgedokumente optimal auf

Luis Sánchez

2019-05-27

Im Ernstfall müssen Angehörige schnellstmöglichen Zugriff auf Ihre Vorsorgedokumente haben. In diesem Artikel erfahren Sie, wie das mit einem Notfallordner gelingt und worauf Sie beim Erstellen achten müssen.

Notfall

Was ist ein Notfallordner?

Ein Notfallordner enthält alle Vorsorgedokumente und Informationen, die Ihre Angehörigen brauchen, wenn Sie nicht mehr geschäftsfähig oder verstorben sind. Ein solcher Ordner wird auch Notfallmappe genannt – und sollte immer an einem Ort aufbewahrt werden, der für Ihre Vertrauenspersonen leicht zugänglich ist.

Warum ist ein Notfallordner wichtig?

Sie selbst mögen einen guten Überblick über Ihre Vorsorgedokumente haben. Was passiert jedoch, wenn Sie Ihre Angelegenheiten durch einen Unfall oder eine Krankheit nicht mehr selbst regeln können? Angehörige haben dann nur wenig Zeit, um vieles zu erledigen – und sind bei zahlreichen Unterlagen ohne klare Ordnung häufig überfordert. Vor allem in Zeiten der Trauer. Mit einem Notfallordner können Sie für eine solche Situation vorsorgen und Angehörigen die Einsicht in Vorsorgeunterlagen und das Regeln Ihrer Angelegenheiten vereinfachen.

Tipp: Das Erstellen eines Notfallordners gehört sicher nicht zu den angenehmsten Dingen im Leben. Wer beschäftigt sich schon gerne mit dem eigenen Tod, schweren Krankheiten und Unfällen? Verschieben Sie es trotzdem nicht. Vorsorge ist immer besser als Nachsorge und hilft Ihren Angehörigen!

Was kommt in einen Notfallordner?

   1. Private Informationen

Wer soll im Notfall benachrichtigt werden? Notieren Sie die wichtigsten Kontaktdaten von Angehörigen, engen Freunden und weiteren wichtigen Personen. Fügen Sie außerdem eine Kopie Ihres Ausweises und Geburtsurkunde hinzu.

   2. Vermögen

Was passiert mit Ihrem Vermögen? Verfassen Sie eine Übersicht aller Bankverbindungen. Legen Sie Depot-, Bank- und Kontovollmacht hinzu und regeln Sie den Zugang zu eventuell vorhandenen Bankschließfächern. Wer Immobilien besitzt, sollte außerdem Kopien der Grundbucheinträge abheften.

   3. Krankheits- oder Todesfall

Welche Versicherungen müssen benachrichtigt werden? Hier sollte der Notfallordner Kopien Ihrer gesetzlichen Rente, Unfall- und Lebensversicherungen und Zusatzversicherungen enthalten.

   4. Vollmachten und Verfügungen

Wer sind Ihre Bevollmächtigten?Legen Sie alle Vollmachten und Verfügungen in Ihren Notfallordner. Zum Beispiel Patientenverfügung, Vorsorgevollmacht, Betreuungsvollmacht, Sorgerechtsverfügung und das Testament. Achten Sie auf die korrekte Form aller Dokumente, damit es bei der Anerkennung keine Probleme gibt.

   5. Krankheitsakte

Was ist Ihre Krankheitsgeschichte? Erfassen Sie Ihre Krankheiten, aktuelle Medikamente und bisherige Operationen. Vermerken Sie außerdem mögliche Allergien, Unverträglichkeiten und sonstige Besonderheiten. Wenn Sie die Organspende in Ihrer Patientenverfügung nicht geregelt haben, ist außerdem ein Organ- und Gewebespendeausweis empfehlenswert.

   6. Sonstige Dokumente

Was ist außerdem wichtig? Legen Sie in Ihre Notfallmappe außerdem Informationen über Verträge, Abonnements und Mitgliedschaften, die im Ernstfall gekündigt werden müssen.

Tipp: Unternehmer müssen auch an Ihr Geschäft denken. Informieren Sie sich, wie Vorsorge für Unternehmer gelingt!

Was ist beim Notfallordner zu beachten?

   • Signalfarbe Rot

Entscheiden Sie sich für einen Ordner mit einer roten Außenhülle. Die rote Signalfarbe lässt den Ordner auffallen und vermittelt die Wichtigkeit der enthaltenen Dokumente. Wählen Sie außerdem eine passende Beschriftung des Notfallordners, damit es keine Missverständnisse gibt.

   • Mit Vertrauenspersonen sprechen

Bewahren Sie den Notfallordner an einem leicht zugänglichen, aber sicheren Ort auf. Angehörige müssen den Ordner im Ernstfall schnell finden! Erzählen Sie Ihren Vertrauenspersonen anschließend, was sich im Notfallordner befindet und wo sie den Ordner finden können.

   • Digitale Passwörter nicht vergessen

In der heutigen Zeit sind viele Informationen online. Wenn nötig, sollten Sie in Ihrem Notfallordner deshalb auch wichtige Online-Passwörter vermerken – beispielsweise für Ihr E-Mail Postfach, Online Banking oder soziale Plattformen.

Tipp: Statt einen klassischen Notfallordner können Sie Ihren Notfallordner auch digital anlegen. Sie können beispielsweise alle Vorsorgedokumente digitalisieren und auf einen USB-Stick ziehen oder verschiedene Anbieter wählen, die einen Notfallordner-Online anbieten. Bedenken Sie aber, dass einige Vorsorgedokumente (zum Beispiel die Vorsorgevollmacht) nur im Original gültig sind.

Wie sicher ist ein Notfallordner?

Ein Notfallordner enthält sensible Daten. Wenn Sie solche Daten nicht ungesichert aufbewahren möchten, können Sie den Datenschutz folgendermaßen erhöhen:

   • Wichtige Dokumente versiegeln

Packen Sie die wichtigsten Dokumente in einen versiegelten Umschlag. Setzen Sie Ihre Unterschrift auf die Klebestelle und vermerken Sie zusätzlich, dass der Umschlag nur im Notfall geöffnet werden darf. So haben Sie immer im Blick, ob eine andere Person bereits vor dem Notfall Einblick genommen hat.

   • Verschlüsselter USB-Stick

Sichern Sie Ihren Notfallordner auf dem USB-Stick mit einem Passwort. Dieses Passwort teilen Sie nur mit Personen, denen Sie zu 100% vertrauen.

   • Notfallordner im Safe

Wer einen Safe hat, kann seinen Notfallordner dort verwahren. Geben Sie den Code nur an vertrauenswürdige Personen weiter, damit andere Personen garantiert keinen Zugriff haben.

   • Bankschließfach oder Notar

Eine Aufbewahrung im Bankschließfach oder beim Notar ist meist weniger empfehlenswert. Durch die strengen Vorgaben des Notars oder der Bank kann sich der Zugriff von Bevollmächtigten erheblich verlangsamen.

Fazit

Ein Notfallordner ist nicht schwer anzulegen. Stellen Sie sicher, dass Ihr Ordner alle wichtigen Informationen und Dokumente enthält und eine einfache Struktur besitzt, damit Angehörige sich im Ernstfall schnell zurechtfinden. Zu den wichtigsten Dokumenten in jedem Notfallordner zählen Patientenverfügung, Vorsorgevollmacht (oder Betreuungsverfügung) und bei Eltern mit minderjährigen Kindern die Sorgerechtsverfügung bzw. Sorgerechtsvollmacht.

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